আসসালামু আলাইকুম
যে শর্ত আগে থেকে বহাল থাকলে কার্য সম্পাদন সহজতর হয় তাকে ঐ কার্য সম্পাদনের সহায়ক বা পূর্বশ্তল। নিজ গাড়িতে চড়ে গ্রামের বাড়ি যেতে চাইলে গাড়িটা চলার উপযােগী ও রাস্তাটা গাড়ি চলার মতাে হওয়া এর্শর্ত। একটা গাড়ি কিনতে চাইলে টাকা জোগাড় হওয়া বা হওয়ার নিশ্চয়তাও পূর্বশর্ত হিসেবে গণ্য। একটা পরিকল্পনা নিলেই চলে না। তা বাস্তবায়নের এরূপ শর্তগুলাে মিলিয়েই পরিকল্পনা নিতে হয়। একটা প্রতিষ্ঠানে
সমন্বয় কার্যকে সফল করতে এমন কিছু পূর্বশর্ত নিশ্চিত করার প্রয়ােজন পড়ে। নিম্নে তা বর্ণনা করা হলাে সংগঠন হলাে কার্য বিভাজন, দায়িত্ব-কর্তৃত্ব নিরূপণ ও বণ্টন এবং বিভিন্ন ব্যক্তি ও বিভাগের মধ্যে পারস্পরিক সম্পর্ক নির্ধারণের প্রক্রিয়া। সংগঠন কাঠামাে প্রণয়নে সংগঠন
প্রক্রিয়ার কাজগুলাে সহজ, সুস্পষ্ট ও সুনির্দিষ্ট করা গেলে এবং তা সবার নিকট সহজে বােধগম্য হলে তাকে সহজ
সংগঠন বলে। সংগঠন কাঠামাে যত সহজ হয় সমন্বয় কার্যও তত সহজসাধ্য হয়ে থাকে। সহজ সংগঠনের জন্য
কাজের সঠিক বিভাগীয়করণ অপরিহার্য। দায়িত্ব-কর্তব্য সঠিকভাবে সংজ্ঞায়িত হলে সমন্বয় অনেকাংশে
সহজ হয় সংগঠন কর্তৃত্ব প্রবাহ ও যােগাযােগের ক্ষেত্রে সহজ পথনির্দেশ করে। যা দ্রুত সমন্বয়কে সহজতর করেচী
যে চূড়ান্ত ফল অর্জনের জন্য প্রতিষ্ঠানের
মূল সমনিত। লক্ষ্য বা উদ্দেশ্যকার্যক্রম পরিচালিত হয় তাকে উদ্দেশ্য বলে। লক্ষ্য হলাে পরিকল্পনার অভিপ্রেত ফল। প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্যগুলােকে কেন্দ্র করে বিভিন্ন বিভাগ ও উপবিভাগের লক্ষ্য বা উদ্দেশ্য নির্দিষ্ট করা হলে উক্ত উদ্দেশ্যকে
সমন্বিত লক্ষ্য বা উদ্দেশ্য বলে। কার্যকর সমন্বয়ের ক্ষেত্রে সমন্বিত লক্ষ্য বা উদ্দেশ্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ সহায়ক ভূমিকা পালন করে। মূল উদ্দেশ্য বা লক্ষ্যের আলােকে যদি বিভাগসমূহ তাদের লক্ষ্য নির্ধারণ করে এবং সে অনুযায়ী যদি উপবিভাগীয় পর্যায়ে লক্ষ্য নির্ধারিত হয় তবে সমন্বিত কার্য পরিচালনা সহজ হয়। বিক্রয় বিভাগ যদি বিক্রয় বৃদ্ধির লক্ষ্য নির্দিষ্ট করে তবে ঐ লক্ষ্য বাস্তবায়নের জন্য বিক্রয় বিভাগের অধস্তন বিভিন্ন অঞ্চল ও জেলাগুলােতে লক্ষ্য নির্দিষ্ট করার প্রয়ােজন পড়ে। অধস্তন ব্যক্তি ও বিভাগের লক্ষ্য মূল লক্ষ্যের সাথে
সমন্বয় করা হলে সমন্বিত কার্যক্রম পরিচালনা সহজ হয়। প্রতিষ্ঠানের প্রতিটা বিভাগ ও উপবিভাগের পরিকল্পনার সাথে অন্য সংশ্লিষ্ট বিভাগ ও উপবিভাগের পরিকল্পনার দৃঢ় সম্পর্ক প্রতিষ্ঠা বা মিলকরণের ফলে যেই পরিকল্পনা প্রস্তুত হয় তাকে সুসংহত বা সমন্বিত পরিকল্পনা বলে।নেয়া না হলে বাস্তবায়নে যেয়ে নানান সমস্যা সুসু যােগাযােগ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠানের ভিতরে ও বাইরের বিভিন্ন
পক্ষের সাথে তথ্য ও সংবাদ দ্রুত বিনিময়ের কার্যকর ব্যবস্থাকেই সুষ্ঠ যােগাযােগ ব্যবস্থা বলে। সুষ্ঠু যাগাযােগ
সমন্বয়ের একটি অন্যতম পূর্বশর্ত। প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরে সকল বিভাগ ও উপবিভাগের মধ্যে যদি সহজ ও উন্নত
যােগাযােগ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠা করা সম্ভব হয় তবে সমন্বয় কাজও অনেক সহজ হয়। ধরা যাক, উৎপাদন বিভাগের
নিচের দিকের একটা উৎপাদন কেন্দ্র মেশিন নষ্ট হয়েছে। দ্রুত মেরামত না করলে শুধু ঐ উৎপাদন কেন্দ্রের
উৎপাদনই ব্যাহত হবে না সংশ্লিষ্ট উৎপাদন কেন্দ্রের কাজগুলােও ব্যাহত হবে। অথচ এরূপ আনুষ্ঠানিকতায় না যেয়ে উৎপাদন কেন্দ্রের কর্মীরা সরাসরি মেরামত কর্মীদের সাথে যােগাযােগ করে ব্যবস্থা নিতে পারলে সমন্বয়ের কাজ অনেক সহজ হয়। যথার্থ সময় নিরূপণ উত্তম সমন্বয় সাধনে প্রত্যেক কাজের জন্য যথার্থ সময় নিরূপণ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ বিষয়। যথার্থ সময় নিরূপণ বলতে কোন কাজ কখন শুরু হবে এবং কখন শেষ হবে তা নির্ধারণ করাকে বুঝায়। যদি প্রত্যেকটি কাজের শুরু ও শেষ সময় যথার্থভাবে নির্ণয় করা হয় এবং বিভিন্ন কাজের মধ্যে এ সময়ের আলােকে ঘনিষ্ঠ যােগসূত্র প্রতিষ্ঠা করা যায়, তবে সমন্বয় নিশ্চিত হয়। যে সকল প্রতিষ্ঠানে পূর্ব থেকে পরিকল্পনা গ্রহণ ও নিয়ন্ত্রণের উদ্দেশ্যে সময় ঘটনা।
0.040 SRY